Vad är en faktura? Definition, exempel och innehåll

Billsato · Uppdaterad 9 oktober 2026 · 10 min läsning

En faktura är ett dokument som en säljare skickar till en köpare för att begära betalning för varor eller tjänster. Den anger vad som har sålts, vad varje post kostar, det totala beloppet att betala, samt när och hur betalning ska ske. För båda parter fungerar den också som ett skriftligt underlag för försäljningen.

Det är det korta svaret. Resten av denna guide går igenom vad en faktura måste innehålla, vad lagen kräver i olika länder, de vanligaste fakturatyperna, hur en faktura skiljer sig från ett kvitto, en räkning eller en offert, samt hur du skapar en faktura.

Fakturans betydelse på en minut

• Vem skickar den: säljaren (ett företag, en frilansare, en uppdragstagare).
• Vem tar emot den: köparen, ofta kallad klient eller kund.
• När: efter att arbetet är utfört eller varorna har levererats, eller vid överenskomna etapper under ett längre projekt.
• Vad den gör: begär betalning, dokumenterar försäljningen och utgör underlag för båda parters bokföring och skatt.
• Vad den inte är: ett bevis på betalning. Det är ett kvitto.

Själva ordet har en lång historia. Engelskan lånade ordet "invoice" på 1500-talet från franskans envois ("sända saker"), plural av envoi (en försändelse av varor). En faktura var förteckningen som följde med en leverans, och det är i stort sett vad den är än idag.

Vad en faktura gör

En faktura kan se ut som en enkel räkning, men den fyller fyra viktiga funktioner:

1. Den begär betalning. Den anger beloppet, förfallodatumet och hur kunden kan betala.
2. Den dokumenterar försäljningen. Din inkomst och kundens utgift baseras båda på den, så båda parter behåller en kopia.
3. Den utgör skatteunderlag. Skattemyndigheter använder fakturor för att kontrollera moms eller omsättningsskatt, och i många länder kan ett företag bara göra momsavdrag om det har en giltig faktura.
4. Den fastställer villkoren. Betalningsvillkor, dröjsmålsränta och exakt vad som levererats finns nedskrivet, vilket underlättar om det någonsin uppstår en tvist.

Vad en faktura ska innehålla

Kraven varierar mellan olika länder (mer om det nedan), men en komplett och professionell faktura innehåller dessa uppgifter:

1. Ordet "Faktura" högst upp, så att ingen förväxlar den med en offert. Om du är momsregistrerad förväntar sig många länder beteckningen "Momsfaktura" eller "Tax invoice".
2. Ett unikt fakturanummer. Numren bör löpa i en obruten sekvens, till exempel INV-0001, INV-0002, utan luckor eller dubbletter.
3. Fakturadatum (datumet då fakturan utfärdas) och, om det skiljer sig, datumet då varorna eller tjänsterna levererades.
4. Dina uppgifter: företagsnamn, adress, e-post eller telefonnummer, samt eventuellt skatteregistreringsnummer som momsnummer (VAT), GST eller ABN.
5. Kundens uppgifter: namn eller företagsnamn och adress. För företagskunder inom EU krävs ofta även deras momsregistreringsnummer (VAT-nummer).
6. En beskrivning av vad du levererat: varje produkt eller tjänst på en egen rad, med antal, enhetspris och radsumma.
7. Delsumma, skatt och totalbelopp: beloppet före moms, momssats och momsbelopp, eventuell rabatt och det slutliga beloppet att betala.
8. Förfallodatum och betalningsvillkor, såsom "Betalas vid mottagande" eller "Netto 30 dagar" (betalning inom 30 dagar).
9. Hur kunden betalar: bankuppgifter, en betalningslänk eller de betalningsappar du accepterar.
10. Anteckningar vid behov: inköpsordernummer, projektnamn, villkor för dröjsmålsränta eller ett tack.

Ett enkelt fakturaexempel

Här är ett exempel på hur huvuddelen av en mindre tjänstefaktura kan se ut:

Ovanför tabellen placeras säljarens och kundens uppgifter, fakturanumret (till exempel INV-0042), fakturadatum och betalningsvillkor. Under tabellen anges betalningsinstruktionerna.

Finns det juridiska krav på fakturor?

Ja, i de flesta länder, särskilt när du är registrerad för omsättningsskatt såsom moms (VAT eller GST). Så här fungerar det på några stora marknader. Kontrollera alltid reglerna hos din lokala skattemyndighet, eftersom reglerna kan ändras.

Europeiska unionen

EU:s mervärdesskattedirektiv (Article 226) specificerar vad en momsfaktura måste innehålla. Detta inkluderar utfärdandedatum, ett löpnummer som unikt identifierar fakturan, säljarens momsregistreringsnummer, kundens momsregistreringsnummer i vissa fall, båda parters fullständiga namn och adress, mängd och art av de varor eller tjänster som omsatts, leveransdatum, beskattningsunderlag per skattesats, momssats och momsbelopp. Varje medlemsstat införlivar dessa regler i sin egen lagstiftning, ibland med lokala tillägg.

Storbritannien

Momsregistrerade företag i Storbritannien måste utfärda momsunderlag (VAT invoices) som visar deras VAT-registreringsnummer, tidpunkten för leverans, pris per vara exklusive moms, momssats och totalsummor med och utan moms. För försäljningar på £250 eller mindre inklusive moms kan du utfärda en förenklad faktura med färre uppgifter.

Australien

Ett GST-registrerat företag måste tillhandahålla en skattefaktura (tax invoice) när en kund begär det, inom 28 dagar, såvida försäljningen inte är på $82.50 eller mindre inklusive GST. Fakturan måste visa att det rör sig om en tax invoice, säljarens identitet och ABN, datum, en beskrivning av vad som sålts med antal och pris, GST-beloppet, samt hur stor del av försäljningen som är skattepliktig. Från $1,000 måste den även visa köparens identitet eller ABN.

USA

Det finns inget enhetligt federalt format för fakturor i USA. Det viktiga är att dina fakturor är korrekta, sparas i bokföringen och redovisar eventuell försäljningsskatt (sales tax) korrekt. Försäljningsskatt fastställs av varje enskild delstat, och i många delstater är tjänster inte skattepliktiga alls.

Länder där en PDF inte räcker

Ett växande antal länder kräver e-fakturering: strukturerade fakturor som skickas via ett statligt system eller ett godkänt nätverk i stället för en PDF via e-post. Italien har krävt detta för företagsförsäljning sedan 2019, Mexiko (CFDI), Brasilien (NF-e), Turkiet (e-Fatura), Saudiarabien (ZATCA) och Indien (för större företag) har egna system, Belgien gjorde det obligatoriskt för B2B-försäljning i januari 2026, Frankrike fasar in det från september 2026, Polen från 2026 och Tyskland från 2027. EU planerar obligatorisk e-fakturering för gränsöverskridande B2B-försäljning från juli 2030. Om du gör affärer på någon av dessa platser behöver du använda det officiella systemet för skattefakturor. En PDF-faktura är dock fortfarande användbar för offerter, proformafakturor och utländska kunder.

Olika typer av fakturor

• Standardfaktura: den vanliga begäran om betalning efter en genomförd försäljning.
• Proformafaktura: en preliminär faktura som skickas före försäljningen och visar vad köparen kommer att debiteras. Den används ofta för tullärenden eller för att ordna förskottsbetalning, och är inte ett formellt betalningskrav.
• Acontoteckning eller delfaktura: fakturerar en del av ett längre projekt allteftersom olika etapper slutförs. Vanligt inom bygg och entreprenad (se vår guide för entreprenörsfakturor).
• Slutfaktura: avslutar ett projekt och reglerar tidigare delfaktureringar och förskott.
• Återkommande faktura: samma debitering enligt ett schema, såsom ett månatligt arvode eller ett underhållsavtal.
• Tidrapporteringsfaktura: debiterar arbetade timmar enligt ett timpris. Typiskt för frilansare och konsulter (se vår guide för frilansfakturor).
• Kreditfaktura: minskar eller makulerar en tidigare skickad faktura, exempelvis vid en retur, en överdebitering eller ett fel.
• Debetfaktura: ökar det skyldiga beloppet på en tidigare faktura, till exempel för extra tillkommande avgifter.
• Kommersiell faktura (commercial invoice): används vid internationell handel. Tullen använder den för att värdera varor och beräkna tullavgifter, så den innehåller uppgifter som ursprungsland och tulltaxenummer.

Faktura jämfört med kvitto, räkning, offert och inköpsorder

Det enklaste sättet att minnas det: en offert kommer före arbetet, en faktura ber om pengarna, och ett kvitto bekräftar att pengarna har kommit fram.

Hur du skapar en faktura

1. Lägg till dina företagsuppgifter och logotyp, om du har en.
2. Lägg till din kunds uppgifter, och eventuellt inköpsordernummer om du fått ett sådant.
3. Ge fakturan ett nummer och ett datum, och fortsätt din löpande nummerserie.
4. Specificera varje vara eller tjänst med antal och pris.
5. Lägg till moms, rabatter och frakt där det är tillämpligt.
6. Ange förfallodatum och betalningsvillkor, samt instruktioner för betalning.
7. Kontrollera uppgifterna och spara som PDF, skicka sedan fakturan och spara en kopia.

Du kan göra allt detta i Billsatos gratis fakturamall: fyll i formuläret, se PDF-filen uppdateras i realtid medan du skriver, och ladda ner den. Det krävs ingen registrering, det finns inga vattenstämplar, och det du fyller i stannar säkert i din webbläsare.

När du ska skicka en faktura och hur

Skicka den så snart arbetet är levererat. Ju längre du väntar, desto längre får du vänta på att få betalt. Vid längre projekt bör ni komma överens om etappbetalningar eller en handpenning innan du börjar. E-post med en bifogad PDF är det snabbaste och vanligaste sättet att skicka en faktura. Skriv gärna fakturanummer, belopp och förfallodatum direkt i själva mejlet också, inte bara i bilagan.

Försenade betalningar är vanliga: i en Atradius-undersökning från 2025 bland amerikanska företag var 43 % av det totala värdet på B2B-fakturor förfallet till betalning. Om förfallodagen passeras hittar du tidslinjer och mallar du kan kopiera i vår guide om påminnelsemejl för obetalda fakturor.

Hur länge fakturor måste sparas

Spara en kopia av varje faktura du skickar och tar emot. Hur länge beror på vilket land du verkar i. Amerikanska IRS kräver generellt tre år från deklarationsinlämning, och upp till sju år i vissa fall. HMRC i Storbritannien kräver att enskilda näringsidkare sparar underlag i minst fem år efter inlämningsfristen den 31 januari, och aktiebolag i sex år. I Sverige ställer bokföringslagen krav på sju år, och många andra länder har regler på mellan fem och tio år.

Källor

• Etymonline: invoice
• Council Directive 2006/112/EC, Article 226
• GOV.UK: Invoices, what they must include
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• IRS: How long should I keep records?
• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• vatcalc: EU ViDA e-invoicing timeline