Какво е фактура? Значение, примери и задължителни реквизити

Billsato · Обновено на 9 октомври 2026 г. · 10 мин четене

Фактурата е документ, който продавачът изпраща на купувача, за да поиска плащане за стоки или услуги. Тя описва какво е продадено, колко струва всяка позиция, общата дължима сума, както и кога и как да се плати. За двете страни тя служи и като писмено доказателство за продажбата.

Това е краткият отговор. Останалата част от това ръководство разглежда какво трябва да съдържа една фактура, какво изисква законът в различните държави, основните видове фактури, как фактурата се различава от касова бележка, сметка или оферта, и как да я създадете.

Какво е фактура накратко

• Кой я изпраща: продавачът (бизнес, лице на свободна практика, изпълнител).
• Кой я получава: купувачът, често наричан клиент или възложител.
• Кога: след като работата е свършена или стоките са доставени, или на договорени етапи при по-голям проект.
• Какво прави: изисква плащане, отчита продажбата и служи за данъчните регистри на двете страни.
• Какво не е: доказателство за плащане. Това е ролята на касовата бележка или разписката.

Самата дума е със стара история. В английския език тя навлиза през XVI век от френското envois („изпратени неща“), множествено число на envoi (пратка със стоки). Фактурата е била списъкът, който придружавал пратката, и в общи линии тя изпълнява същата роля и днес.

За какво служи фактурата

Фактурата изглежда като обикновена сметка, но изпълнява четири отделни функции:

1. Изисква плащане. Тя посочва сумата, крайния срок и начините, по които клиентът може да плати.
2. Документира продажбата. Вашият приход и разходът на вашия клиент се основават на нея, така че и двамата запазвате копие.
3. Служи за данъчни отчети. Данъчните власти използват фактурите, за да проверяват данъка върху продажбите или ДДС, а в много държави бизнесът може да възстанови ДДС само ако притежава валидна фактура.
4. Определя условията. Условията за плащане, неустойките за забава и какво точно е доставено са описани черно на бяло, което помага при евентуален спор.

Какво трябва да съдържа една фактура

Изискванията варират според държавата (повече за това по-долу), но една пълна, професионална фактура включва следните реквизити:

1. Думата „Фактура“ най-отгоре, за да не се бърка с оферта. Ако сте регистрирани по ДДС, в много държави се изисква „Данъчна фактура“ или „ДДС фактура“.
2. Уникален номер на фактурата. Номерата трябва да следват поредна номерация, например INV-0001, INV-0002, без пропуски или повторения.
3. Дата на фактурата (датата на издаване) и, ако е различна, датата на данъчното събитие (датата на доставка на стоките или услугите).
4. Вашите данни: име на фирмата или търговско наименование, адрес, имейл или телефон и данъчен номер, като например номер по ДДС, GST или ABN.
5. Данните на клиента: име или наименование на фирмата и адрес. За бизнес клиенти в ЕС често се изисква и техният ДДС номер.
6. Описание на предоставеното: всеки продукт или услуга на отделен ред, с количество, единична цена и обща сума за реда.
7. Междинна сума, данък и обща сума: сумата преди данъци, данъчната ставка и размерът на данъка, евентуални отстъпки и крайната дължима сума.
8. Краен срок и условия за плащане, като например „Дължимо при получаване“ или „Net 30“ (плащане в рамките на 30 дни).
9. Начин на плащане: банкови данни, линк за плащане или приложенията за плащане, които приемате.
10. Бележки, където е подходящо: номер на поръчка за покупка, име на проект, условия при забавено плащане или благодарствено съобщение.

Пример за семпла фактура

Ето как изглежда основната част на фактура за услуги:

Над таблицата са разположени данните на продавача и клиента, номерът на фактурата (например INV-0042), датата на фактурата и условията за плащане. Под нея се намират инструкциите за плащане.

Има ли законови изисквания към фактурите?

Да, в повечето държави, след като се регистрирате за данък върху продажбите като ДДС или GST. Ето как стоят нещата на няколко големи пазара. Винаги проверявайте данъчните власти във вашата страна, тъй като правилата се променят.

Европейски съюз

Директивата на ЕС за ДДС (Article 226) посочва какво задължително трябва да съдържа една фактура по ДДС. Това включва датата на издаване, пореден номер, който идентифицира фактурата по уникален начин, ДДС номера на продавача, ДДС номера на клиента в определени случаи, пълните имена и адреси на двете страни, количеството и естеството на доставените стоки или услуги, датата на доставката, данъчната основа по ставки, ставката на ДДС и размера на дължимия ДДС. Всяка държава членка въвежда тези правила в националното си законодателство, понякога с допълнителни изисквания.

Обединено кралство

Регистрираните по ДДС предприятия в Обединеното кралство трябва да издават ДДС фактури, които показват техния регистрационен номер по ДДС, датата на доставката, единичната цена без ДДС, ставката на ДДС и общите суми със и без ДДС. За продажби на стойност £250 или по-малко с включен ДДС можете да издадете опростена фактура с по-малко детайли.

Австралия

Бизнес, регистриран за GST, трябва да предостави данъчна фактура, когато клиент я поиска, в рамките на 28 дни, освен ако продажбата не е за $82.50 или по-малко с включен GST. Фактурата трябва да посочва, че е данъчна фактура (tax invoice), идентификацията и номера ABN на продавача, датата, описание на продаденото с количество и цена, сумата на GST и каква част от продажбата е облагаема. При суми от $1,000 нагоре тя трябва да показва също самоличността или ABN на купувача.

Съединени щати

Няма единен федерален формат на фактура. Важното е фактурите ви да са точни, да се съхраняват в счетоводството и да отразяват правилно всеки данък върху продажбите. Данъкът върху продажбите се определя от всеки отделен щат, като в много щати услугите изобщо не се облагат.

Държави, в които PDF не е достатъчен

Все повече държави изискват електронно фактуриране (e-invoicing): структурирани фактури, изпращани през държавна система или одобрена мрежа, вместо PDF по имейл. Италия изисква това за продажби между фирми от 2019 г., Мексико (CFDI), Бразилия (NF-e), Турция (e-Fatura), Саудитска Арабия (ZATCA) и Индия (за по-големи предприятия) имат свои собствени системи, Белгия го направи задължително за продажби между бизнеса (B2B) от януари 2026 г., Франция започва поетапното му въвеждане от септември 2026 г., Полша от 2026 г., а Германия от 2027 г. ЕС планира електронно фактуриране за трансгранични сделки между компании от юли 2030 г. Ако търгувате на някое от тези места, използвайте официалната система за данъчни фактури. Фактурата в PDF формат все пак остава полезна за оферти, проформа фактури и клиенти в чужбина.

Видове фактури

• Стандартна фактура: обичайното искане за плащане след извършена продажба.
• Проформа фактура: предварителна фактура, изпратена преди продажбата, показваща сумата, която ще бъде начислена на купувача. Често се използва за митници или за организиране на авансово плащане и не представлява официално данъчно искане за плащане.
• Междинна фактура (за етап от проект): таксува част от дългосрочен проект при завършване на отделни етапи. Често срещана в строителството (вижте нашето ръководство за фактуриране на изпълнители).
• Окончателна фактура: приключва проекта и отчита направените по-рано междинни плащания и депозити.
• Периодична (повтаряща се) фактура: начислява една и съща сума по график, например месечен абонамент или договор за поддръжка.
• Фактура за отработено време: фактурира отработени часове по почасова ставка. Типична за фрийлансъри и консултанти (вижте нашето ръководство за фактуриране на фрийлансъри).
• Кредитно известие: намалява или анулира вече изпратена фактура при връщане на стока, надвзета сума или грешка.
• Дебитно известие: увеличава дължимата сума по по-ранна фактура, например при допълнителни разходи.
• Търговска фактура (Commercial invoice): използва се в международната търговия. Митниците я използват за остойностяване на стоките и изчисляване на митата, така че включва подробности като държава на произход и тарифни кодове.

Фактура срещу касова бележка, сметка, оферта и поръчка за покупка

Най-лесният начин да го запомните: офертата идва преди работата, фактурата изисква парите, а касовата бележка потвърждава, че парите са получени.

Как се прави фактура

1. Добавете данните на вашия бизнес и лого, ако имате такова.
2. Добавете данните на вашия клиент и номера на неговата поръчка, ако ви е предоставил такъв.
3. Посочете номер и дата на фактурата, като продължите вашата номерация.
4. Опишете всеки артикул или услуга с количество и цена.
5. Добавете данък, отстъпки и доставка, където е приложимо.
6. Посочете краен срок и условия за плащане, както и начините на плащане.
7. Проверете я и я запазете като PDF, след което я изпратете и запазете копие за себе си.

Можете да направите всичко това в безплатния генератор на фактури на Billsato: попълнете полетата, наблюдавайте как файлът PDF се обновява в реално време и го изтеглете. Няма регистрация, няма водни знаци, а въведеното от вас остава сигурно във вашия браузър.

Кога и как да изпратите фактура

Изпратете я веднага щом работата бъде доставена. Колкото по-дълго чакате, толкова по-дълго ще чакате да ви бъде платено. За дългосрочни проекти се договорете за плащане на етапи или за аванс, преди да започнете. Имейл с прикачен PDF файл е най-бързият и най-често използван начин за изпращане на фактура. Посочете номера на фактурата, сумата и крайния срок в самия текст на имейла, а не само в прикачения файл.

Забавените плащания са често срещани: в проучване на Atradius от 2025 г. сред американски компании 43% от стойността на фактурите между фирми е била просрочена. Ако крайният срок мине, нашето ръководство за имейли с напомняне за плащане предлага график и готови шаблони, които можете да използвате.

Колко време трябва да се съхраняват фактурите

Пазете копие от всяка фактура, която изпращате и получавате. Срокът зависи от съответната държава. IRS в САЩ обикновено изисква три години от подаването на декларацията и до седем години в определени ситуации. HMRC в Обединеното кралство изисква от самоосигуряващите се лица да пазят документите поне пет години след крайния срок за подаване на 31 януари, а от дружествата с ограничена отговорност — шест години. В много други държави срокът е между пет и десет години.

Източници

• Etymonline: invoice
• Council Directive 2006/112/EC, Article 226
• GOV.UK: Invoices, what they must include
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• IRS: How long should I keep records?
• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• vatcalc: EU ViDA e-invoicing timeline