इनवॉइस का पेमेंट बाकी है? पेमेंट रिमाइंडर ईमेल से जल्द भुगतान पाएं
जब किसी इनवॉइस का भुगतान समय पर न हो, तो ड्यू डेट के अगले दिन एक छोटा और विनम्र रिमाइंडर भेजें। इसके बाद एक तय शेड्यूल के अनुसार फॉलो-अप करें, और हर बार अपनी बात को थोड़ा और दृढ़ रखें: लगभग एक सप्ताह, दो सप्ताह और 30 दिन की देरी पर, और अंत में एक अंतिम नोटिस भेजें। अधिकांश लेट इनवॉइस का भुगतान पहले या दूसरे रिमाइंडर के बाद ही मिल जाता है। नीचे एक पूरा शेड्यूल और छह ईमेल टेम्प्लेट दिए गए हैं जिन्हें आप कॉपी कर सकते हैं।
लेट पेमेंट आम बात है, इसलिए पहले से तैयार रहें
इनवॉइस का समय पर भुगतान न मिलना आमतौर पर कोई व्यक्तिगत बात नहीं होती। अमेरिकी कंपनियों के Atradius के 2025 के एक सर्वे में पाया गया कि बिजनेस-टू-बिजनेस (B2B) इनवॉइस की 43% राशि ओवरड्यू थी, और ग्राहकों ने इसके लिए अक्सर अपने कैश फ्लो या धीमी आंतरिक मंजूरी प्रक्रिया को जिम्मेदार बताया। अमेरिकी छोटे व्यवसायों के Intuit QuickBooks के 2025 के एक सर्वे में सामने आया कि 56% व्यवसायों का पैसा बकाया इनवॉइस में फंसा हुआ था (औसतन $17,500), और 47% के पास ऐसे इनवॉइस थे जो 30 दिनों से अधिक समय से ओवरड्यू थे।
इसलिए रिमाइंडर को विवाद के रूप में नहीं, बल्कि इनवॉइसिंग प्रक्रिया के एक सामान्य हिस्से के रूप में देखें। एक स्पष्ट और विनम्र व्यवस्था आपको जल्द भुगतान दिलाती है और क्लाइंट के साथ रिश्ते भी बनाए रखती है।
ड्यू डेट से पहले: भुगतान करना आसान बनाएं
- इनवॉइस पर ड्यू डेट स्पष्ट रूप से लिखें (जैसे "Due 14 November 2026"), केवल "Net 30" न लिखें।
- भुगतान के लिए जरूरी सभी विवरण शामिल करें: बैंक खाते का विवरण, पेमेंट लिंक या वे ऐप्स जिन्हें आप स्वीकार करते हैं।
- क्लाइंट का परचेज ऑर्डर (PO) नंबर जरूर जोड़ें यदि उन्होंने कोई नंबर दिया हो। इसके बिना कई कंपनियां इनवॉइस प्रोसेस नहीं करती हैं।
- इनवॉइस पर लेट पेमेंट की शर्तें लिखें, यदि आपने पहले से कोई सहमति बनाई है। Billsato के इनवॉइस जनरेटर में आप एक क्लिक से नोट्स में लेट-फीस क्लॉज जोड़ सकते हैं।
- इसे सही व्यक्ति को भेजें, आमतौर पर अकाउंट्स टीम को, और अपने संपर्क सूत्र को CC में रखें।
पेमेंट रिमाइंडर शेड्यूल
| कब | क्या भेजें | टोन |
|---|---|---|
| ड्यू डेट से 3 दिन पहले | दोस्ताना पूर्व सूचना (वैकल्पिक, नए क्लाइंट्स के लिए उपयोगी) | मददगार |
| ड्यू डेट के 1 दिन बाद | पहला रिमाइंडर | विनम्र, यह मानते हुए कि ध्यान से उतर गया होगा |
| 7 दिन की देरी पर | दूसरा रिमाइंडर, पूछें कि क्या कोई अड़चन आ रही है | विनम्र, स्पष्ट |
| 14 दिन की देरी पर | तीसरा रिमाइंडर और साथ में एक फोन कॉल | दृढ़ |
| 30 दिन की देरी पर | औपचारिक नोटिस, सहमति होने पर लेट फीस या ब्याज का उल्लेख करें | औपचारिक |
| 45–60 दिन की देरी पर | अंतिम तिथि और अगले कदमों की जानकारी के साथ अंतिम नोटिस | अंतिम |
हमेशा उसी ईमेल थ्रेड में रिप्लाई करें और इनवॉइस को दोबारा अटैच करें। इससे यह कहने की गुंजाइश नहीं रहती कि "हमें बिल मिला ही नहीं था"।
पेमेंट रिमाइंडर ईमेल टेम्प्लेट
1. ड्यू डेट से पहले
Subject: Invoice [नंबर] due on [तारीख]
नमस्ते [नाम],
यह बस एक छोटी सी सूचना है कि [रकम] का इनवॉइस [नंबर] [तारीख] को ड्यू है। आपकी सुविधा के लिए मैंने इसे दोबारा अटैच कर दिया है। आप [पेमेंट का तरीका / लिंक] के माध्यम से भुगतान कर सकते हैं।
धन्यवाद, और यदि आपको मेरी ओर से किसी अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता हो तो अवश्य बताएं।
[आपका नाम]
2. एक दिन की देरी होने पर
Subject: Reminder: invoice [नंबर] was due yesterday
नमस्ते [नाम],
आशा है आप सकुशल होंगे। [रकम] का इनवॉइस [नंबर] [तारीख] को ड्यू था, और मुझे अभी तक इसका भुगतान प्राप्त नहीं हुआ है। संभवतः व्यस्तता के कारण यह छूट गया होगा, इसलिए मैंने इसे यहां दोबारा अटैच कर दिया है।
आप [पेमेंट का तरीका / लिंक] के माध्यम से भुगतान कर सकते हैं। यदि भुगतान पहले ही भेजा जा चुका है, तो कृपया इस ईमेल को अनदेखा करें।
धन्यवाद,
[आपका नाम]
3. एक सप्ताह की देरी होने पर
Subject: Invoice [नंबर] is now 7 days overdue
नमस्ते [नाम],
मैं [रकम] के इनवॉइस [नंबर] के संदर्भ में फॉलो-अप कर रहा हूँ, जो [तारीख] को ड्यू था। क्या आप कृपया बता सकते हैं कि भुगतान कब तक अपेक्षित है, या क्या किसी कारणवश इसमें देरी हो रही है, जैसे कि परचेज ऑर्डर नंबर का न होना या इनवॉइस से जुड़ा कोई सवाल?
इनवॉइस दोबारा अटैच कर दिया गया है। आपके सहयोग के लिए धन्यवाद।
[आपका नाम]
4. दो सप्ताह की देरी होने पर
Subject: Second reminder: invoice [नंबर], 14 days overdue
नमस्ते [नाम],
[रकम] का इनवॉइस [नंबर] अब 14 दिनों से ओवरड्यू है। मुझे अपने पिछले रिमाइंडर्स का कोई जवाब नहीं मिला है, इसलिए मैं आभारी रहूँगा यदि आप इस सप्ताह भुगतान की व्यवस्था कर सकें या भुगतान की संभावित तारीख बता सकें।
यदि आवश्यक हो, तो मैं फोन पर बात करने के लिए तैयार हूँ। यदि भुगतान पहले प्राप्त नहीं होता है, तो मैं [दिन] को आपसे संपर्क करूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
5. 30 दिन की देरी होने पर
Subject: Overdue notice: invoice [नंबर], 30 days past due
प्रिय [नाम],
[रकम] का इनवॉइस [नंबर], जो [तारीख] को ड्यू था, अब 30 दिनों से ओवरड्यू है। हमारी तय शर्तों के अनुसार, अब इस पर [रकम या %] की लेट फीस लागू होती है, जिससे कुल बकाया राशि [नया कुल योग] हो गई है।
कृपया [तारीख, आज से लगभग 7 दिन बाद] तक भुगतान की व्यवस्था करें। यदि इनवॉइस से संबंधित कोई समस्या है, तो कृपया तुरंत बताएं ताकि हम इसका समाधान कर सकें।
सादर,
[आपका नाम]
6. अंतिम नोटिस
Subject: Final notice: invoice [नंबर]
प्रिय [नाम],
कई रिमाइंडर्स के बावजूद, [तारीख] को ड्यू हुआ [रकम] का इनवॉइस [नंबर] अभी तक बकाया है। कृपया [तारीख, आज से 7–14 दिन बाद] तक [कुल राशि] की पूरी बकाया राशि का भुगतान करें।
यदि इस तारीख तक भुगतान प्राप्त नहीं होता है, तो मैं [आगे का काम रोक दूंगा / यह मामला कलेक्शन एजेंसी को सौंप दूंगा / कानूनी प्रक्रिया (स्मॉल क्लेम्स) शुरू कर दूंगा]। मैं इस मामले को सीधे तौर पर सुलझाना अधिक पसंद करूँगा, इसलिए यदि आप किसी पेमेंट प्लान पर बात करना चाहते हैं तो कृपया तुरंत संपर्क करें।
सादर,
[आपका नाम]
केवल उन्हीं परिणामों का उल्लेख करें जिन्हें आप वास्तव में लागू करने के लिए तैयार हैं।
क्या आप लेट फीस या ब्याज ले सकते हैं?
आमतौर पर हां, अगर ग्राहक ने इसके लिए पहले से सहमति दी हो। कुछ देशों में व्यवसायों को लेट पेमेंट्स पर कानूनी रूप से ब्याज वसूलने का अधिकार भी प्राप्त है:
- यूनाइटेड किंगडम: Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 के तहत, कोई व्यवसाय किसी अन्य व्यवसाय से लेट पेमेंट पर 8% प्लस Bank of England की बेस रेट का वैधानिक ब्याज मांग सकता है। इसके अलावा, £1,000 से कम के बकाये पर £40, £9,999.99 तक पर £70 और £10,000 या उससे अधिक पर £100 का निश्चित मुआवजा भी ले सकता है।
- यूरोपीय संघ: Late Payment Directive (2011/7/EU) व्यवसायों को European Central Bank की संदर्भ दर से कम से कम 8 प्रतिशत अंक अधिक ब्याज और रिकवरी लागत के लिए न्यूनतम €40 मुआवजा प्राप्त करने का अधिकार देता है। प्रत्येक देश इसे अपने राष्ट्रीय कानूनों के माध्यम से लागू करता है।
- संयुक्त राज्य अमेरिका: वहां कोई संघीय (federal) नियम नहीं है। लेट फीस आपके अनुबंध और राज्य के कानूनों पर निर्भर करती है, जो ब्याज दरों की अधिकतम सीमा तय कर सकते हैं। काम शुरू होने से पहले ही अपनी शर्तों में और इनवॉइस पर फीस का स्पष्ट उल्लेख करें।
ये अधिकार व्यावसायिक ग्राहकों (B2B) पर लागू होते हैं। आम उपभोक्ताओं (B2C) से लेट फीस लेने पर आमतौर पर अधिक पाबंदियां होती हैं, इसलिए अपने स्थानीय नियमों की जांच कर लें।
इनवॉइस का समय पर भुगतान पाने के कुछ टिप्स
- फोन पर बात करें: लगभग दो सप्ताह की देरी होने पर सीधे कॉल करें। एक छोटी सी बातचीत अक्सर वह हल कर देती है जो तीन ईमेल नहीं कर पाते।
- समस्या समझें: गायब परचेज ऑर्डर नंबर, गलत पता और बिना मंजूरी वाले बदलाव अक्सर देरी का मुख्य कारण बनते हैं।
- पेमेंट प्लान की पेशकश करें: यदि क्लाइंट आर्थिक तंगी में है, तो किस्तों में भुगतान लें। बाद में कुछ न मिलने से बेहतर है कि अभी कुछ हिस्सा मिल जाए।
- नया काम रोक दें: जिन क्लाइंट्स का बड़ा भुगतान अटका हुआ है, उनके लिए नया काम रोक दें।
- पूरा रिकॉर्ड रखें: हर रिमाइंडर और उसके जवाब का लॉग रखें। कानूनी कदम उठाते समय आपको इसकी आवश्यकता होगी।
- भविष्य में देरी से बचें: नए क्लाइंट्स से एडवांस डिपॉजिट लें, पेमेंट की समय सीमा छोटी रखें और काम पूरा होते ही उसी दिन इनवॉइस भेजें।
ओवरड्यू इनवॉइस को ट्रैक करना
कुछ चुनिंदा क्लाइंट्स के लिए इनवॉइस नंबर, क्लाइंट, रकम, ड्यू डेट और स्टेटस वाली एक साधारण स्प्रेडशीट काफी होती है। Billsato Pro में प्रत्येक इनवॉइस पेड, आंशिक रूप से पेड या ओवरड्यू के रूप में दिखता है, जिससे आप एक नज़र में देख सकते हैं कि किसे रिमाइंडर भेजना है। यह आपकी ओर से क्लाइंट्स को सीधे ईमेल नहीं भेजता: ऊपर दिए गए रिमाइंडर्स को अपने निजी ईमेल से भेजें, ताकि जवाब सीधे आपके पास आएं। 7-दिन के फ्री ट्रायल के बाद Pro का शुल्क केवल $10/माह है।
क्या आप अभी शुरुआत कर रहे हैं? पढ़ें कि इनवॉइस में क्या-क्या शामिल होना चाहिए और हमारी फ्रीलांस इनवॉइस गाइड देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
ओवरड्यू इनवॉइस के लिए रिमाइंडर कितनी जल्दी भेजना चाहिए?
ड्यू डेट (अंतिम तिथि) के अगले दिन। एक शुरुआती और विनम्र रिमाइंडर उन इनवॉइस का ध्यान दिलाता है जो अक्सर अनजाने में छूट जाते हैं, और ज्यादातर मामले ऐसे ही होते हैं।
मुझे कितने पेमेंट रिमाइंडर भेजने चाहिए?
आमतौर पर लगभग दो महीनों में चार से पांच: एक दिन, एक सप्ताह, दो सप्ताह और 30 दिन की देरी होने पर, और फिर एक अंतिम नोटिस। लगभग दो सप्ताह पूरे होने पर एक फोन कॉल भी करें।
पेमेंट रिमाइंडर की सब्जेक्ट लाइन में क्या लिखना चाहिए?
इनवॉइस नंबर और उसका स्टेटस, उदाहरण के लिए "Reminder: invoice 2026-042 was due yesterday"। स्पष्ट सब्जेक्ट लाइन सही व्यक्ति तक पहुंचती हैं और बाद में आसानी से मिल जाती हैं।
क्या मैं लेट इनवॉइस पर ब्याज लगा सकता हूँ?
आमतौर पर हां, अगर आपके ग्राहक ने इसके लिए पहले से सहमति दी है। UK और EU के कानून व्यवसायों को अन्य कंपनियों से लेट पेमेंट पर वैधानिक ब्याज और निश्चित मुआवजे का कानूनी अधिकार भी देते हैं। US में यह आपके अनुबंध और राज्य के कानून पर निर्भर करता है।
अगर अंतिम नोटिस के बाद भी क्लाइंट पेमेंट न करे तो क्या करें?
आपके पास पेमेंट प्लान तय करने, आगे का काम रोकने, रिकवरी एजेंसी का सहारा लेने, या कोर्ट में स्मॉल क्लेम्स केस दायर करने के विकल्प हैं। इनवॉइस, अपने अनुबंध और हर रिमाइंडर की प्रतियां संभालकर रखें।