Håndværkerfaktura: Sådan fakturerer du arbejdsløn, materialer og acontobetalinger
En håndværkerfaktura opkræver betaling fra en kunde for bygge-, reparations- eller håndværksarbejde. Ud over de sædvanlige fakturaoplysninger bør den angive arbejdsstedet, opdele udgifterne i arbejdsløn, materialer og andre omkostninger samt vise eventuelt depositum, acontobetaling, ændringsordrer eller tilbageholdte beløb. Jo tydeligere opdelingen er, desto færre spørgsmål får du, før du modtager din betaling.
Denne guide gennemgår, hvad du skal inkludere på en håndværker- eller byggefaktura, et praktisk eksempel, hvordan acontobetaling og tilbageholdelse fungerer, samt de særlige regler, der gælder i USA, Storbritannien og Australien.
Hvad gør en håndværkerfaktura anderledes
En designer fakturerer for en færdig fil. En håndværker fakturerer for timer på byggepladsen, materialer indkøbt på kundens vegne, maskiner, underleverandører, tilladelser og bortskaffelse af affald – ofte over uger eller måneder. Kunder vil se, hvad pengene er gået til, långivere og ejendomsadministratorer kan have brug for en specificeret opgørelse, og arbejdet ændrer sig ofte undervejs. En god håndværkerfaktura afspejler alt dette uden at blive uoverskuelig at læse.
Hvad skal der stå på en håndværkerfaktura
- Dine virksomhedsoplysninger: navn, adresse, telefon, e-mail samt dit CVR-nummer, håndværkerautorisation eller registreringsnummer, hvis dit område kræver det.
- Kunden: navn og faktureringsadresse, som kan være forskellig fra arbejdsstedet.
- Arbejdsstedets adresse og et projektnavn eller en reference.
- Fakturanummer, fakturadato og forfaldsdato.
- Henvisning til aftalen: tilbuddet, kontrakten eller indkøbsordren, som arbejdet er baseret på.
- Arbejdsløn: timer og timesats pr. faggruppe eller medarbejder, eller en fast pris pr. opgave.
- Materialer: hver vare med antal og enhedspris. Hvis du lægger en avance oveni, skal du beslutte, om du vil vise den separat eller bage den ind i prisen, og være konsekvent.
- Materiel, underleverandører, tilladelser og bortskaffelsesgebyrer som separate linjer.
- Ændringsordrer: alt godkendt ekstraarbejde med sit eget referencenummer.
- Depositum og tidligere betalinger der allerede er modtaget, modregnet i totalen.
- Moms eller afgifter: moms, sales tax eller GST, som det gælder for dit fag og din placering.
- Betalingsbetingelser og betalingsmetoder, herunder eventuelle aftalte rykkergebyrer eller morarenter.
Eksempel på en håndværkerfaktura
| Beskrivelse | Antal | Enhedspris | Beløb |
|---|---|---|---|
| Arbejdsløn: tømrerhold, 2 mand | 32 timer | $65.00 | $2,080.00 |
| Tømmer, 2×6 spærtræ | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Konstruktionsskruer og beslag | 1 parti | $212.50 | $212.50 |
| Containerleje og bortskaffelse | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Ændringsordre #2: ekstra vinduesåbning | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Subtotal | $4,203.50 | ||
| Fratrukket depositum modtaget 6. oktober | −$1,000.00 | ||
| Forfaldent beløb inden for 15 dage | $3,203.50 | ||
Over tabellen: dine oplysninger, kunden, "Arbejdssted: 18 Cedar Lane", projektets navn og kontraktreferencen. Under tabellen: betalingsinstruktioner og betingelser.
Acontobetaling og tilbageholdelse
På større opgaver venter man ikke til slutningen med at fakturere. Med acontofakturering (progress billing) fakturerer du i takt med, at arbejdet skrider frem, enten efter milepæle (fundament, rejsegilde, tag) eller efter den procentvise færdiggørelsesgrad hver måned. Mange kontrakter anvender en schedule of values (tids- og betalingsplan), som er en opgørelse over hver del af opgaven med dens pris, og hver acontoregning viser, hvor meget af hver del der er udført.
Tilbageholdelse (kaldet retainage i USA eller retention i Storbritannien og Australien) er en del af hver acontobetaling, som kunden tilbageholder, indtil arbejdet er helt færdigt, som sikkerhed for færdiggørelse. Det er typisk 5 til 10 procent. Angiv det på fakturaen, så begge parter kan følge med:
| Acontokrav #3 | Beløb |
|---|---|
| Udført arbejde i denne periode | $20,000.00 |
| Fratrukket tilbageholdt beløb (5%) | −$1,000.00 |
| Til betaling på denne faktura | $19,000.00 |
| Samlet tilbageholdt beløb til dato | $2,850.00 |
Når arbejdet er fuldført, sender du en slutfaktura for det tilbageholdte beløb i henhold til frigivelsesbetingelserne i din kontrakt.
Ændringsordrer
Ekstraarbejde er der, hvor de fleste fakturatvister opstår. Få enhver ændring godkendt skriftligt, før du udfører den, giv den et nummer, og angiv den som en separat linje på fakturaen. En kunde, der har underskrevet "Ændringsordre #2: ekstra vinduesåbning, $480", vil sjældent protestere over den fakturalinje, der matcher dette.
Landespecifikke bemærkninger
USA
- Lien waivers (pantebrevsfraskrivelser): På mange projekter beder kunden eller hovedentreprenøren om en "lien waiver" ved hver betaling. En conditional waiver træder først i kraft, når betalingen er gået igennem; en unconditional waiver træder i kraft i det øjeblik, du underskriver den. Skriv kun under på unconditional waivers, efter pengene er gået ind på din konto.
- Autorisationer (licensing): Mange delstater kræver, at håndværkere har autorisation eller licens, og nogle kræver licensnummeret påført kontrakter og tilbud. Det koster intet at tilføje det til dine fakturaer.
- Sales tax (salgsmoms) på materialer og arbejdsløn varierer fra stat til stat og mellem nybyggeri og reparationer. Spørg din delstats skattekontor eller en revisor.
Storbritannien
- Construction Industry Scheme (CIS): Hovedentreprenører tilbageholder skat af underleverandørers arbejdsløn og afregner den til HMRC: 20%, hvis du er registreret til CIS, 30%, hvis du ikke er, og ingenting, hvis du har gross payment status. Fradraget gælder for arbejdsløn, ikke materialer, så angiv altid materialer særskilt på din faktura.
- Omvendt betalingspligt for moms (domestic reverse charge): Siden 1. marts 2021 har mange byggeydelser mellem momsregistrerede virksomheder i CIS været omfattet af omvendt betalingspligt (reverse charge). Fakturaen skal oplyse dette, for eksempel "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", og vise momssatsen, men du opkræver ikke momsen selv.
Australien
- Hvis du er registreret for GST, kan en kunde anmode om en tax invoice. Den skal vise dit ABN, og fra $1.000 også køberens identitet eller ABN.
- Hver delstat har særskilte love om betalingssikkerhed (security-of-payment) med deres egne regler for betalingskrav og frister. Tjek reglerne for den stat, hvor arbejdet udføres.
Fakturering direkte fra byggepladsen
Det bedste tidspunkt at fakturere på er lige efter, arbejdet er godkendt, mens kunden stadig kigger på det færdige resultat. Saml dine materialekvitteringer og timer løbende, så faktureringen tager minutter i stedet for en hel aften. Billsatos fakturagenerator fungerer direkte i mobilens browser uden installation af app og uden oprettelse: tilføj arbejdsstedet og projektreferencen i ekstrafelterne, opfør arbejdsløn og materialer på separate linjer, modregn depositummet som et betalt beløb, og download PDF'en for at sende den på sms eller e-mail til kunden.
Gode råd til hurtigere betaling
- Aftal et depositum, før du bestiller materialer, især ved specialbestillinger.
- Fakturér samme dag, som arbejdet eller etapen er færdiggjort.
- Brug korte betalingsfrister, f.eks. forfald ved modtagelse eller 15 dage, medmindre kontrakten fastsætter andet.
- Tilbyd flere betalingsmetoder, og anfør betalingsoplysningerne tydeligt på fakturaen.
- Følg op, så snart forfaldsdatoen overskrides. Vores guide til rykkere indeholder formuleringer, du direkte kan benytte.
Få et overblik over de grundlæggende krav, der gælder for enhver faktura, i vores guide om hvad en faktura er, og hvad den skal indeholde.
Ofte stillede spørgsmål
Bør en håndværkerfaktura adskille arbejdsløn og materialer?
Ja. Kunder forventer at se begge dele, det gør eventuelle tvister nemmere at løse, og i visse tilfælde har det betydning for skat: britiske CIS-fradrag gælder kun arbejdsløn, og i USA kan moms/sales tax variere mellem materialer og arbejdsløn.
Hvad er et tilbageholdt beløb (retainage) på en faktura?
Et tilbageholdt beløb (retainage eller retention) er en procentdel af hver acontobetaling, typisk 5 til 10 procent, som kunden tilbageholder, indtil arbejdet er færdigt. Angiv det som et fradrag på hver acontoregning, og fakturér det på en slutfaktura, når beløbet frigives.
Hvordan fakturerer jeg for en ændringsordre (ekstraarbejde)?
Få ændringen godkendt skriftligt først, giv den et nummer, og tilføj den til fakturaen som sin egen linje med dette nummer og den aftalte pris.
Hvornår bør en håndværker sende en faktura?
Så snart arbejdet, eller den aftalte etape, er færdig. Ved længerevarende opgaver bør du aftale et depositum og acontobetalinger i kontrakten, så du ikke selv skal finansiere hele projektet.
Kan jeg lave en håndværkerfaktura på min telefon?
Ja. Billsatos fakturagenerator kører i mobilens browser uden app og uden oprettelse, og den downloader fakturaen som en PDF, du kan sende som sms eller e-mail.